Cómo Asegurar un Compliance Eficaz en la Cadena de Suministro: Gestión de Terceros y Mitigación de Riesgos

La gestión de compliance en la cadena de suministro es una necesidad crítica. Las empresas no solo deben preocuparse por lo que ocurre dentro de sus estructuras, sino también por lo que sucede más allá, con sus proveedores y socios comerciales. ¿Por qué? Porque cualquier incumplimiento en la cadena puede afectar directamente la reputación y la sostenibilidad de la organización.

Antes de establecer cualquier relación comercial, el primer paso es entender qué riesgos pueden surgir. Los riesgos pueden ser tanto internos como externos. Internamente, es esencial evaluar las actividades de las personas dentro de la empresa, desde directivos hasta operativos. Externamente, hay que tener en cuenta factores como las normativas legales, la estabilidad política y económica del país donde operan nuestros proveedores. Un claro ejemplo de riesgo externo es la posibilidad de realizar pagos ilícitos para obtener contratos o el incumplimiento de obligaciones fiscales, situaciones que, de no controlarse, pueden desembocar en graves sanciones legales y daños irreparables a la imagen corporativa.

Aquí es donde entra en juego la due diligence. Este proceso no es solo un trámite; es la columna vertebral de cualquier modelo de compliance en la cadena de suministro. A través de la due diligence, las empresas deben conocer a fondo quiénes son sus proveedores y socios comerciales. ¿Quiénes son sus accionistas? ¿De dónde proviene su financiamiento? ¿Han estado involucrados en actividades sospechosas o ilegales? Estas son preguntas clave que deben responderse antes de firmar cualquier contrato.

Pero la due diligence no es un evento único. Para gestionar los riesgos de forma efectiva, este proceso debe repetirse de manera periódica. Las empresas evolucionan, al igual que sus relaciones comerciales, y lo que era un proveedor confiable el año pasado puede no serlo hoy. Por eso, la evaluación constante es fundamental.

El papel del Compliance Officer en la Due Diligence:

Un aspecto crucial es la función del compliance officer en este proceso. No solo es responsable de establecer las políticas internas, sino de asegurarse de que todo el equipo esté capacitado para entender los riesgos y cómo gestionarlos. La comunicación interna y la capacitación continua son esenciales para que todos los empleados, desde la alta dirección hasta el personal operativo, comprendan la importancia de cumplir con las normativas establecidas.

Además, el compliance officer debe tener la capacidad de incorporar medidas preventivas efectivas en los contratos con terceros. Las cláusulas de anticorrupción y otras disposiciones legales son vitales para proteger a la empresa en caso de que se detecten comportamientos ilegales o antiéticos. Por ejemplo, si un proveedor, después de haber pasado por el proceso de due diligence, incumple alguna normativa, la empresa debe contar con la flexibilidad contractual para rescindir el contrato o aplicar sanciones, garantizando siempre la integridad del negocio.

Mejores prácticas para una cadena de suministro confiable:

• Conoce a tus socios comerciales: No basta con firmar un contrato y suponer que todo está en orden. Es fundamental llevar a cabo una investigación exhaustiva sobre los proveedores y socios comerciales antes de entablar una relación. La información clave incluye no solo los datos básicos, como quiénes son los dueños o accionistas, sino también información financiera, antecedentes legales y éticos, y el nivel de cumplimiento de normativas en los países donde operan. Además, es importante evaluar su historial de cumplimiento de estándares sociales y ambientales, especialmente en sectores que involucran derechos laborales o producción en países de alto riesgo. Con esta evaluación, se busca no solo evitar incumplimientos legales, sino también proteger la reputación de la empresa ante cualquier posible asociación con prácticas no éticas.
• Haz que la Due Diligence sea un proceso constante: La due diligence no debe realizarse solo al principio de una relación comercial; debe convertirse en un proceso continuo que permita actualizar la información de los socios y adaptarse a posibles cambios. La situación de un proveedor puede variar con el tiempo: un cambio en la estructura de propiedad, problemas financieros, o nuevas normativas en su país de operación pueden aumentar el riesgo de una relación comercial. Implementar auditorías periódicas y revisiones de contratos, así como el monitoreo constante de noticias o alertas sobre el comportamiento de los socios comerciales, es esencial para mantener bajo control los riesgos emergentes. Las herramientas tecnológicas, como bases de datos internacionales y sistemas de alerta temprana, son aliadas clave para hacer más eficiente este proceso.
• Capacitación continua: Las políticas de compliance solo son eficaces si todos los miembros de la organización las comprenden y aplican correctamente. Esto implica la necesidad de capacitaciones regulares no solo para el equipo de compliance, sino también para el personal de otras áreas clave, como compras, abastecimiento y recursos humanos. Estas áreas, en particular, son las que manejan las interacciones más directas con los terceros, por lo que deben estar al tanto de las políticas de la empresa y de los riesgos asociados a sus operaciones. Las capacitaciones deben cubrir desde la detección de señales de alerta en la conducta de los proveedores, hasta los pasos a seguir en caso de detectar posibles infracciones. Además, es crucial promover una cultura organizacional donde todos los empleados, desde la alta gerencia hasta los niveles operativos, se sientan responsables de mantener el cumplimiento y reportar cualquier irregularidad.
• Cláusulas contractuales robustas: Incluir cláusulas específicas en los contratos con proveedores y socios comerciales es una medida fundamental para proteger a la empresa ante cualquier eventualidad. Las cláusulas anticorrupción permiten rescindir un contrato si se detecta que el proveedor está involucrado en prácticas corruptas o ilegales. Asimismo, es recomendable incluir cláusulas de prevención de lavado de dinero y listas restrictivas para proveedores que estén en contacto con sectores regulados, como el financiero o el energético. Estas cláusulas no solo deben establecer medidas claras para rescindir contratos, sino también definir penalizaciones, como la restitución de daños y perjuicios causados por el incumplimiento de las normativas. De igual manera, incluir auditorías contractuales o la obligación de cooperar en investigaciones internas en caso de detectar un riesgo, refuerza la protección ante situaciones de incumplimiento.
• Evaluación de riesgos a la medida: Cada empresa enfrenta diferentes niveles y tipos de riesgos en función de su sector, ubicación geográfica y la naturaleza de su cadena de suministro. No es lo mismo gestionar riesgos en una empresa de tecnología con proveedores en múltiples países, que en una empresa de producción local de bienes. Por lo tanto, el proceso de evaluación de riesgos debe adaptarse a las necesidades particulares de cada organización. Las empresas deben desarrollar una matriz de riesgos personalizada, que identifique y clasifique los riesgos más relevantes, y posteriormente aplicar controles específicos para mitigar esos riesgos. Para ello, es fundamental que se involucre a todas las áreas de la empresa en la identificación y gestión de los riesgos, asegurando que los controles implementados sean proporcionales al nivel de riesgo. Por ejemplo, un proveedor de alto riesgo puede requerir auditorías frecuentes y controles estrictos, mientras que un proveedor de menor riesgo puede ser supervisado con revisiones menos intensivas, pero regulares.